先定义需求边界
这份简报写给正在评估欧博平台相关服务的人：先别急着比价，先把边界写清楚，否则活动策划、执行服务与场景搭建会被混成一团，报价单里全是无法对齐的条目。以下清单请逐项打勾，任何一项写不出明确答案，就先停在原地补全。
- 活动目标是否能用一句话写清：是拉新、维护关系，还是内部沟通。
- 活动策划的交付物是否明确到文档级别：方案书、流程表、物料清单、时间轴。
- 执行服务是否划定了起止点：从进场搭建开始，还是从方案确认就开始介入。
- 场景搭建是否写明了场地条件：层高、承重、电源、进出货通道、撤场时限。
- 预算是否分成策划、执行、搭建三块，而不是一个笼统总数。
- 验收标准是否可观察：灯光角度、动线宽度、签到区容量、音视频备份。
必备项与加分项
把需求分成两栏，能避免被“看起来很重要”的附加项带偏预算。必备项缺失会直接影响活动能否落地，加分项只在预算有余量时考虑。
必备项（缺一项就要重新评估）
- 活动策划方案里包含可执行的流程表与责任人分工。
- 执行服务包含现场统筹角色，并明确其对讲与汇报机制。
- 场景搭建提供结构安全说明与用电负荷估算。
- 物料与设备清单含数量、规格、备用比例。
- 撤场与场地恢复责任写进约定，不留模糊地带。
加分项（有余量再看）
- 执行服务提供多轮彩排与走场支持。
- 场景搭建含可复用模块，便于后续活动调整。
- 活动策划附带互动环节的备选方案。
- 现场提供数据记录方式，便于事后复盘。
评估时该问什么
提问的目的不是让对方展示能力，而是确认边界是否被真正理解。以下问题建议在沟通记录中留下书面答复。 活动策划
- 活动策划阶段由谁对接，需求变更走什么流程。
- 执行服务遇到天气、场地或审批变化时，替代方案是什么。
- 场景搭建的结构与用电方案由谁复核，复核记录如何留档。
- 如果活动规模临时缩减或扩大，报价与工期如何调整。
- 交接时提供哪些文档：图纸、清单、联络表、复盘记录。
取舍与风险点
采购决策的本质是取舍。下面用分组方式列出常见取舍，方便对照自己的优先级。
- 预算优先：压缩场景搭建的可复用模块，保留执行服务的现场统筹。
- 时间优先：提前锁定活动策划框架，把场景搭建细节放到确认后细化。
- 效果优先：增加彩排与备用设备，但需接受更高的执行服务投入。
- 风险点一：把活动策划与执行服务交给互不沟通的两方，容易出现流程断点。
- 风险点二：场景搭建方案未核对场地条件，进场后才发现尺寸或电力不匹配。
- 风险点三：验收标准只有口头描述，交付后难以判定是否达标。
下一步行动框架
自检完成后，按顺序推进，避免在多线沟通中丢信息。
- 把上述清单整理成一页需求边界文档，标注必备项与加分项。
- 用同一份文档向候选方询价，确保报价条目可对齐。
- 对活动策划、执行服务与场景搭建分别设定验收点。
- 确认变更流程与交接文档清单后再进入执行阶段。
- 活动结束后按验收点逐项核对，并记录可复用的部分。